Jak napisać poprawny list intencyjny?

Jak napisać poprawny list intencyjny?

Dzisiaj trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez narzędzia, jakim w ręku sprawnego handlowca jest poczta elektroniczna. Od porannej kawy i sprawdzenia poczty w komputerze, w wielu firmach rozpoczyna się kolejny dzień pracy.

Ostatnio przygotowując list intencyjny do partnera z Włoch, w sprawie współpracy produkcyjno-handlowej, uświadomiliśmy sobie jak bardzo poczta elektroniczna ułatwia pracę. Każdy komunikat przekazany za pomocą tego nośnika informacji to nic innego jak list – w tradycyjnym rozumieniu tego słowa.

Wydaje się że pisanie klasycznych listów stało się już nie modne i bardzo czasochłonne. Jesteśmy z tego rocznika, który w szkole podstawowej uczył się zasad pisania listów. Kilka z tych zasad do dzisiaj pozostało nam w pamięci. Uczyliśmy się np. , że tradycyjny list powinien być napisany w formule: „Nadawca przesyła Odbiorcy komunikat”. W treści listu, który zapełniał arkusz papieru A-4, powinny znależć się przynajmniej trzy formuły: powitania, poinformowania o ważnych faktach i zakończenia. Przy czym należało pamiętać o uszanowaniu tzw. ról społecznych, tzn. kto pisze?, do kogo pisze? w jakim celu? Należało także pamiętać, aby własnoręcznie napisany list włożyć do koperty i starannie zaadresować. Na kopercie obowiązkowo musiał znależć się też znaczek. Nieraz mocno zamoczony śliną

Przeglądając codziennie pocztę w komputerze czasami mamy wrażenie, że piszą do nas partnerzy biznesowi, którym obce są jakiekolwiek zasady tzw. „kindersztuby”. W przesyłanych komunikatach trudno byłoby się doszukiwać formuł wymaganych w dawnej sztuce pisania listów. Przesyłane są informacje , w których maksymalnie skracany jest dystans nadawcy do odbiorcy. Komunikaty naszpikowane są czasownikami, które z reguły informować mają o poszczególnych faktach. Mamy wrażenie, że listy pisane na komputerze, czasami niczym nie różnią się od sms-ów.Uznaliśmy zatem, że napisanie listu intencyjnego w wersji elektronicznej będzie okazją, aby być może przywołać klasyczne zasady sztuki epistolarnej .

Po zredagowaniu naszego listu uzmysłowiliśmy sobie , że odbiega on od kanonu. Różnice  podstawowe to; forma zapisu listu- czcionka komputerowa, czy możliwość zapisu  z tzw.”automatu”- danych adresowych nadawcy z logo firmy. Te ostatnie informacje, znajdowały się już na papierze firmowym, na którym zamieściliśmy treść listu.   Redagowanie listu faktycznie rozpoczęliśmy od wpisania  nazwy miejscowości, aktualnej daty i adresata. Dalej znalazły się następujące formuły:

propozycja nawiązania stałej współpracy gospodarczej,
przedmiot współpracy i jej zakres,
uzasadnienie konieczności realizacji projektu,
informacja o potencjale własnym firmy,
oczekiwania od partnera,
propozycja bezpośredniego spotkania,
uzasadnienie celu spotkania-omówienie kwestii formalnych i finansowych.

Nasz list intencyjny adresowaliśmy do partnera biznesowego, z którym udało nam się przeprowadzić kilka udanych transakcji handlowych. Od zagranicznego producenta otrzymaliśmy dobrej jakości produkty na które bez trudu udało nam się znależć  zbyt. W oparciu o tzw. ”pilotażowe dostawy” rozpoznaliśmy rynek i przygotowali kolejne zamówienia. Z myślą o krajowych klientach opracowaliśmy harmonogramy dostaw, zaoferowaliśmy montaż produktów i zapewnili obsługę gwarancyjną.

O końcowym sukcesie działań handlowych przesądzić jednak mogła cena wyrobu. W trakcie realizacji kolejnych dostaw nasz niepokój wzbudził zmieniający się kurs euro. W walucie tej płaciliśmy za towar zakupiony we Włoszech i rozliczaliśmy koszty transportu. Klientom krajowym te same produkty oferowaliśmy w złotówkach. Rosnący kurs euro powodował, że stopniowo zbliżaliśmy się do progu cenowego, który ustaliśmy w oparciu o oferty producentów krajowych. Produkty włoskie oferowaliśmy do sprzedaży w cenie krajowych. Przewagę rynkową zapewniała nam bardzo dobra jakość produktów włoskich. Producenci w Polsce nie potrafili w tym zakresie sprostać oczekiwaniom naszych klientów.

W liście intencyjnym adresowanym  do włoskiego partnera,  wskazaliśmy nie tylko na zagrożenia pojawiające się w związku  z rosnącym kursem euro, ale przedstawili koncepcję dalszej,  możliwej  współpracy gospodarczej.

Zaproponowaliśmy, aby  w oparciu o sprawdzoną włoską  technologię, dotychczas importowane produkty, zacząć produkować w Polsce. Zaprosiliśmy partnera z Włoch do Sandomierza, aby w trakcie bezpośredniego spotkania omówić szczegóły techniczne, formalne i finansowe.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.