Obecność w pracy jest zawsze częścią sukcesu pracowników. Słaba frekwencja może mieć wpływ na pracę, a nawet na relacje między współpracownikami. Może to również prowadzić do działań dyscyplinarnych, jeśli słaba frekwencja staje się jeszcze gorsza. Ścisły nadzór jest konieczny, aby zapewnić, że wszyscy przychodzą do pracy regularnie.
Jako menedżer, możesz radzić sobie z frekwencją swoich pracowników na wiele sposobów. Każda strategia, technika czy metoda będzie odpowiednia, o ile będzie pasować do sytuacji i do pracownika. Ważne jest, abyś zwracał uwagę na ich potrzeby i problemy, aby zachęcić ich do regularnego przychodzenia do pracy.
Zaangażuj się w zarządzanie nieobecnościami
Musisz dowiedzieć się, jak zarządzać i radzić sobie z absencją wśród pracowników i zachęcać ich do regularnego uczęszczania do pracy. Zajmij się tymi sprawami osobiście i poważnie. Powinieneś zwrócić uwagę zainteresowanego pracownika natychmiast, aby nie tworzyć więcej konfliktów w przyszłości. Podkreśl, że pracownicy mają duży wpływ na to, czy ich obecność w pracy jest nawykowa czy nieregularna.
Nieobecność w pracy z pewnością będzie miała wpływ na miejsce pracy, a nawet na współpracowników. Porozmawiaj z daną osobą w sposób profesjonalny i etyczny. Nie obwiniaj, a nawet nie krzycz na pracownika, nie słuchając jego wyjaśnień. Odpowiednio wyważ sprawy. Czasami wystarczy wysłuchać, aby móc zastanowić się i zdecydować, jak właściwie postępować w przypadku nieobecności. Bądź szczery w swojej rozmowie i wymyśl strategię, jak zmotywować pracownika do regularnego uczęszczania do pracy bez obrażania go.
Zawsze wykazuj się elastycznością w miejscu pracy
Nagłe przypadki są nieuniknione w każdych okolicznościach. Powinieneś przewidzieć takie sytuacje, aby zaspokoić potrzeby swoich pracowników. Musisz być elastyczny, dając im wystarczająco dużo czasu na pilne telefony lub spotkania, a także na inne sprawy rodzinne i osobiste. Pamiętaj, że po powrocie do pracy powinni być wolni od zmartwień, aby mogli się skupić i być produktywni.
Dlatego rozszerz pomoc lub wsparcie na ich priorytetowe sprawy i zaoferuj im elastyczny czas na powrót do pracy. Daj im poczucie, że ich rozumiesz. Twoi pracownicy z pewnością będą szczęśliwsi w miejscu pracy, jeśli poczują, że ich potrzeby są również pod opieką menedżerów.
Opracuj mechanizm nagród i uznania
Dowiedziono i przetestowano w wielu sytuacjach, że przyznawanie nagród, zachęt i uznania zasługującym na nie pracownikom może zwiększyć ich poziom pewności siebie. Daje im to również większą motywację i determinację do cięższej pracy i większej wydajności, nawet jeśli nikt ich nie obserwuje. Naucz się doceniać pracę i wysiłki swoich pracowników na różne sposoby.
Proste słowa uznania mogą być dla nich czymś wspaniałym. Możesz również zaoferować nagrody pieniężne dla tych, którzy będą wykazywać doskonałą frekwencję w każdym miesiącu. Możesz mieć wybitnego pracownika za miesiąc lub inne powiązane nagrody i uznanie. Dzięki temu zauważysz, że przypadki nieregularnego uczęszczania na zajęcia będą rzadsze. Pamiętaj, że lepiej jest nałożyć pozytywną dyscyplinę niż karę.
Posiadanie systemu śledzenia w pracy przy użyciu oprogramowania obecności pracowników
Właściwa orientacja pracowników powinna być przeprowadzona jako część procesu zatrudniania. Jeśli jest to potrzebne w zależności od sytuacji, można przeprowadzić reorientację, aby podkreślić politykę i zasady dotyczące obecności w pracy. W przeciwnym razie pracownik może spotkać się z konsekwencjami nieobecności przez większość czasu, takimi jak potrącenie wynagrodzenia lub, co gorsza, zostanie poddany zastępstwu.
Określ konsekwencje absencji
Niech Twój pracownik doświadczy konsekwencji swoich działań w przypadku, gdy narusza politykę firmy, zwłaszcza w kwestii obecności. Od samego początku zapoznaj go z warunkami i zasadami postępowania w przypadku nieprawidłowości w obecności w pracy. To ich poinformuje i będą w stanie regularnie uczęszczać na zajęcia. Pozwól pracownikom zastanowić się nad wartością frekwencji i nad tym, jak pomoże im ona odnieść sukces w każdym przedsięwzięciu w życiu. Pamiętaj, że na innych pracowników, którzy mają regularną obecność, będą miały wpływ te nieregularne.
Dlatego coaching i mechanizm informacji zwrotnej jest bardzo ważny, aby ustawić rzeczy w porządku i wiedzieć, co poszło dobrze, a co źle. Jeśli pozytywna forma dyscypliny nie działa na danego pracownika, to może czas zrobić coś odwrotnego. Konieczne jest podjęcie działań dyscyplinarnych wobec tych, którzy nie będą regularnie uczęszczać do pracy. To jest ostatnia opcja, jeśli wszystkie inne strategie nie działają.