Zrezygnuj z papieru i postaw na elektronikę – system zarządzania dokumentami w firmie

Zrezygnuj z papieru i postaw na elektronikę – system zarządzania dokumentami w firmie

Nie da się ukryć, że szybki, sprawny obieg dokumentów pozwala na znaczne usprawnienie wielu procesów zachodzących w firmie. Niezależnie od jej profilu i specyfiki. Jest to najlepsza metoda na to, aby zwiększyć efektywność pracowników, poprawić jakość obsługi klienta oraz, w rezultacie, zagwarantować lepsze wyniki przedsiębiorstwa.

Tego typu korzyści zapewnia specjalne oprogramowanie, którego wdrożenie wcale nie jest tak trudne, jak niektórym może się wydawać. System elektronicznego obiegu dokumentów, bo o nim mowa, umożliwia wprowadzenie znacznie nowocześniejszych metod zarządzania pracą poszczególnych działów, jak również całej firmy.

Tradycyjny czy elektroniczny obieg dokumentów?

Choć wydawać się może, że porzucenie tradycyjnego modelu obiegu dokumentów na rzecz elektronicznego jest procesem trudnym, rzeczywistość wygląda zgoła inaczej. Oczywiście pod warunkiem, że zdecydujemy się na sprawdzony system, dostarczany przez uznaną firmę.

Korzyści podjęcia takiej decyzji są nieocenione. Uwagę trzeba zwrócić na możliwość uporania się z ograniczeniami modelu tradycyjnego, spośród których należy wymienić przede wszystkim:

  • opóźnienia w dystrybucji i przekazywaniu dokumentów,
  • niewielką kontrolę nad obiegiem informacji,
  • trudności w zarządzaniu archiwum.

Systemy elektroniczne są wolne od tego typu problemów. Zapewniają standaryzację oraz lepszą koordynację przepływu informacji. Wszystko to pozytywnie wpływa na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Jakie funkcje zapewnia system elektroniczny?

Przewaga oprogramowania nad fizycznym papierem bierze się oczywiście z jego możliwości. Korzystać z nich może zarówno szefostwo, jak i pracownicy poszczególnych działów, którzy w kilka chwil otrzymują dostęp do interesujących ich informacji. Bez konieczności przeglądania przepastnego archiwum lub szukania osób, które aktualnie korzystają z potrzebnych dokumentów. Funkcje systemów elektronicznych są tak rozległe, że trudno wymienić wszystkie z nich. Dlatego też poniżej przedstawiamy wyłącznie te najważniejsze.

  • Błyskawiczny dostęp do dokumentów –  odbywa się to z poziomu systemu. Pracownicy, z jednego miejsca, mogą wyszukać interesujący ich plik i z niego skorzystać.
  • Monitoring statusu dokumentów – od razu wiadomo, co się z nimi dzieje i kto z nich korzysta.
  • Wysoki poziom bezpieczeństwa – system informatyczny zapewnia ochronę przed zagubieniem dokumentów i ich kradzieżą.
  • Praca zdalna – dostęp do bazy jest możliwy zarówno w firmie, jak i poza nią.
  • Łatwe udostępnianie dokumentów – przydatne na przykład w kontaktach z klientami. Jakość ich obsługi może zdecydowanie wzrosnąć.
  • Sprawne wyszukiwanie plików – w zależności od systemu, może odbywać się to poprzez nazwę pliku, jego format lub słów kluczowych.
  • Wprowadzanie dokumentów –  umożliwia to przejrzysty interfejs. System pozwala także na wpisywanie komentarzy oraz notatek, bez ingerencji w oryginalne pisma.

Jak już wspomnieliśmy, elektroniczny system obiegu dokumentów obsługuje znacznie więcej funkcji. Dzięki nim, możliwe staje się znaczne usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Za sprawą skrócenia czasu potrzebnego do wyszukania i wykorzystania pism, zwiększa się produktywność pracowników. Praca staje się łatwiejsza, a decyzje podejmowane są znacznie szybciej. Wszystko to znacząco wpływa na poprawę jakości obsługi klienta, jak również wyniki uzyskiwane przez poszczególne działy. Są to najlepsze powody, dla których warto zainteresować się systemem elektronicznym.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.